Заключение сделки: искусство сбалансированных контрактов между грузоотправителем и перевозчиком — Входящая логистика

Когда грузоотправители и перевозчики понимают приоритеты друг друга, они могут более эффективно заключать контракты, обеспечивающие гармонию рукопожатия для всех. 

Грузоотправители и перевозчики преследуют определенные цели, когда заключают контракты на автомобильные перевозки (OTR). Оба хотят управлять расходами, работать эффективно, обеспечивать своевременную и безопасную доставку грузов и защищать от мошенничества. Однако они склонны подходить к этим целям с разных точек зрения.

«Отправители уделяют особое внимание экономической эффективности, надежности и времени доставки», — говорит Джен Серан, директор по бизнес-операциям Stallion Express, службы доставки электронной коммерции. Грузоотправителям необходимо знать, что транспортные услуги, которые они приобретают, могут удовлетворить потребности их клиентов и поддерживать текучесть цепочки поставок.

«Перевозчики, с другой стороны, делают упор на справедливое вознаграждение, постоянный объем грузовых перевозок и управляемое планирование для оптимизации операций и прибыльности», — добавляет Серан.

Для успешных отношений важно найти баланс, при котором обе стороны чувствуют, что их потребности удовлетворены. Достижение этого баланса требует, чтобы как грузоотправители, так и перевозчики понимали, как другая сторона рассматривает положения многих контрактов OTR.

ЦЕНЫ И УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ

Перевозчикам необходимо убедиться, что тариф, который они получают за каждую погрузку, покрывает их расходы, а затем и некоторые другие. Для этого перевозчики должны понимать свои эксплуатационные расходы на милю, чтобы они могли устанавливать тарифы, которые покрывают их расходы и приносят достаточную прибыль, чтобы их бизнес оставался финансово здоровым.

Целью должны быть конкурентоспособные, но устойчивые ставки. «Ценовая стабильность обеспечивает прибыльность и операционную жизнеспособность, что имеет решающее значение на рынке, известном своими колебаниями», — говорит Роберт Хачатрян, генеральный директор и основатель Freight Right Global Logistics, поставщика международных транспортно-экспедиторских услуг. Поскольку цены на топливо подвержены волатильности, перевозчики часто договариваются о регулируемых надбавках, которые могут защитить их прибыль от неожиданных скачков.

При установлении тарифов перевозчикам также необходимо учитывать дополнительные расходы, такие как дорожные сборы, оценочные сборы, а также необходимость нанимать «штуцера» для разгрузки груза, отмечает Леви Пью, исполнительный вице-президент Ассоциации независимых водителей-владельцев-операторов (OOIDA). Перевозчики, которые не отчитываются об этих расходах, могут закончить переговоры по контрактам, в результате чего они будут работать в убыток, что в конечном итоге поставит под угрозу их бизнес.

С другой стороны, тарифы — это расходы для грузоотправителей. «Отправители хотят, чтобы их стоимость доставки не снижала прибыльность продукта», — объясняет Анар Мамедов, владелец, главный исполнительный директор и технический соучредитель компании Senpex Technology, поставщика логистических решений.

Большинство грузоотправителей также хотят знать, что окончательная цена будет такой же, как оговорено заранее, без неожиданных дополнительных сборов.

Некоторые грузоотправители, стремясь увеличить оборотный капитал, просят своих поставщиков увеличить сроки оплаты — в некоторых случаях до 90 или 120 дней, — говорит Джош Бук, исполнительный вице-президент и главный директор по партнерству TriumphPay, платежной сети для грузовых брокеров, грузоотправителей и перевозчиков в сфере грузоперевозок Северной Америки. В случае транспортных услуг такой подход может иметь неприятные последствия.

Прибыль, как правило, невысока, а предоставление внедорожных услуг остается трудоемким бизнесом: перевозчикам регулярно приходится покупать бензин и обслуживать грузовики с заменой масла и новыми шинами. Более длительные сроки оплаты могут нанести ущерб потребностям перевозчиков в денежных средствах, особенно для небольших перевозчиков.

Грузоотправители, которые требуют длительных периодов оплаты, могут отказаться от услуг перевозчиков, которые не могут месяцами ждать получения оплаты. «Их возможности ограничены», — говорит Роб Джениг, бывший руководитель нескольких транспортных компаний.

Рынок

Помимо знания собственных затрат и прибыли, грузоотправителям и перевозчикам необходимо некоторое понимание более широкого рынка автомобильного транспорта. Грузоотправители, которые понимают рыночные ставки, глобальные тенденции и конкуренцию, могут лучше вести эффективные переговоры.

Например, стоимость перевозки обычно увеличивается во время национальных праздников. «Отказ от изучения рыночных ставок и тенденций может привести к невыгодным условиям и упущенной экономии», — говорит Шон Ридер, консультант по управлению TBM Consulting Group, консалтинговой компании по глобальным операциям и цепочкам поставок.

Операторы связи, которые понимают рынок, также лучше подготовлены к выделению услуг, которые могут выделить их среди других, таких как расширенное отслеживание или специализированная поддержка.

Качество доставки и услуги

Многие грузоотправители, особенно в сфере B2B, в первую очередь заботятся о качестве обслуживания. Цена остается решающей, но возможности перевозчика, такие как отслеживание, видимость, специализированное оборудование и своевременная доставка, имеют тенденцию иметь приоритет.

В частности, грузоотправители отдают приоритет видимости как своего водителя, так и груза. «Отправители ищут систему с возможностью отслеживания, чтобы знать, что происходит с их доставкой», — говорит Мамедов.

Когда доставка требует специального обращения или оборудования, грузоотправители должны знать, что перевозчик может предоставить эти решения. Если груз ценный, они также хотят подтвердить, что у перевозчика имеется соответствующая страховка.

Учитывая обеспокоенность грузоотправителей качеством доставки, перевозчики, подчеркивающие свои возможности, могут более эффективно обосновать свои тарифы. «Я призываю перевозчиков сосредоточиться на своей надежности, своевременности и безопасности», — говорит Бук.

Груз

Только после того, как перевозчики узнают тип груза, который их просят перевезти, а также его вес, размер и другие характеристики, а также потребность в специальных возможностях, таких как контроль температуры, они смогут разумно оценить, есть ли у них необходимое оборудование для правильной обработки груза.

Они также могут лучше оценить, сколько топлива они будут использовать, насколько ожидаемый износ оборудования и адекватно ли их страховое покрытие. Обладая этой информацией, перевозчики могут подготовить точную и подробную заявку.

Чтобы помочь перевозчикам подготовить предложения, точно отражающие предоставляемые ими услуги, грузоотправителям также необходимо иметь четкое представление о перевозимых товарах и любых специальных услугах, которые могут потребоваться.

Например, некоторые грузоотправители начинают требовать более высокий уровень страхования. Хотя полисы, покрывающие претензии на сумму до 100 000 долларов, были нормой среди перевозчиков, все больше грузоотправителей, в том числе многие компании электронной коммерции, теперь просят полисы на 250 000 долларов, говорит Дженинг.

Сеть

В идеале сеть грузовиков и маршрутов перевозчика будет соответствовать потребностям грузоотправителя, поэтому его грузовики уже путешествуют по тем же регионам, что и груз грузоотправителя. Автопарк также должен быть в состоянии удовлетворить любые особые требования, такие как охлаждение.

«Обе стороны должны найти совпадение», — говорит Милда Дэвис, вице-президент по логистике компании GP Transco, поставщика логистических услуг.

Лишь немногие перевозчики могут взять на себя каждую потенциальную отправку. «Мы не можем просто сказать, что сделаем все, если грузоотправитель не предлагает постоянные грузы или если его не устраивает объем или тип груза», — говорит она.

Поездка по полосе, находящейся за пределами сети оператора связи, может оказаться дорогостоящей, учитывая пустые мили, неэффективное использование водителем и возможные проблемы с обслуживанием. «Когда клиенты и наши сети пересекаются, мы можем предоставлять более качественные услуги, предлагать большую пропускную способность и работать эффективно и результативно», — добавляет Дэвис.

В то же время, если грузоотправитель сможет обеспечить постоянный объем и/или рост, некоторые операторы рассмотрят, имеет ли смысл корректировать свою сеть и возможности.

Очистить требования

И грузоотправители, и перевозчики получают выгоду, когда они заранее сообщают о своих требованиях и отражают их в контракте. Среди положений, которые следует включить, — ожидаемое обслуживание, показатели производительности, время доставки и любые особые требования к обработке.

«Контракты, в которых не указано, что произойдет, если загрузка задерживается или если цены на топливо вырастут, могут впоследствии вызвать проблемы», — говорит Бук. Грузоотправители могут чувствовать, что с них взимают плату за услуги, на которые они не соглашались, в то время как перевозчики могут чувствовать, что грузоотправители ведут себя несправедливо. «Лучше прописать все подробно», — добавляет он.

Другой риск, когда требования расплывчаты, заключается в том, что перевозчики могут занижать цену. Если они после того поймут, что не могут выполнить требования, некоторые могут не выполнить предложение или не принять нагрузку. В некоторых случаях, когда перевозчики не уверены в требованиях, они повышают тарифы, чтобы учесть возможные непредвиденные расходы. В результате грузоотправители в конечном итоге платят больше, чем заплатили бы, если бы четко заявили о своих потребностях на раннем этапе.

Расписание и гибкость

Как правило, чем большую гибкость может предоставить грузоотправитель при запросе дней и времени отправления и доставки груза, тем лучше перевозчик может оценить свои услуги. «Если перевозчик может уложить груз в свой график, это дает ему больше свободы договариваться о ценах», — говорит Дженинг.

Некоторые перевозчики избегают принудительных встреч или тех, когда от них требуется доставить груз в док в точное время. Грузоотправитель, запрашивающий встречу для доставки, может не понимать время, необходимое для поездки к месту встречи, учитывая правила, регулирующие часы работы водителя.

Аналогичным образом, когда перевозчики придерживаются жесткого подхода к переговорам по контракту, они могут отпугивать потенциальных грузоотправителей и ограничивать их деловые возможности.

Вместо этого в контракт можно включить гибкость. Например, в контракте может быть указано, что ставки будут корректироваться в зависимости от стоимости дизельного топлива, указанной в стороннем стандарте. Грузоотправители получают справедливую цену, а перевозчики получают защиту от роста затрат.

ДОЛГОСРОЧНЫЙ ПОДХОД

Стратегический, долгосрочный подход может помочь как перевозчикам, так и грузоотправителям построить устойчивый и долговечный бизнес. Для операторов это может означать отказ от возможностей, которые им не подходят. Это не всегда простой выбор, поскольку лишь немногие операторы хотят отказываться от возможностей заработать деньги.

В то же время перевозчику необходимо внимательно подходить к оценке того, какие грузы следует принять. Маршруты должны отвечать потребностям как перевозчика, так и грузоотправителя и приносить прибыль.

Чтобы определить, какие возможности подходят, Дэвис и ее команда анализируют информацию из системы управления транспортом GP Transco. «Нужно много анализировать и смотреть на цифры», — говорит она об их методе. В то же время они также будут учитывать общие отношения с грузоотправителем.

Для грузоотправителей построение прочных отношений с перевозчиками, которые заинтересованы в совместной работе на постоянной основе, зачастую более эффективно, чем сосредоточение внимания исключительно на затратах. «Приоритет краткосрочной экономии над возможностью адаптации контрактов может затруднить реагирование на изменения рынка», — говорит Ридер.

КЛЮЧЕВОЕ ОБЩЕНИЕ

Помимо понимания приоритетов каждой стороны, гибкость и открытое общение являются ключом к прочным партнерским отношениям между грузоотправителем и перевозчиком. «И грузоотправители, и перевозчики часто начинают переговоры с жесткими условиями, которые не позволяют им достичь беспроигрышной ситуации», — говорит Серан. Гибкий образ мышления и готовность идти на компромисс в определенных вещах могут помочь избежать этого.

Приверженность общению также может создать возможности для решения проблем и построения партнерских отношений. Когда возникают проблемы, Джениг говорит: «Не злись, общайся».

Как бороться с мошенничеством

Новая и растущая проблема при переговорах по контрактам

Мошенничество в сфере транспорта стремительно набирает обороты, и теперь оно проявляется в переговорах по контрактам. Мошенничество может принимать несколько форм. В одном случае грузоотправитель получает электронное письмо, по-видимому, от его перевозчика, в котором говорится, что перевозчик изменил банковские счета. Не проверив эту информацию, грузоотправитель отправляет платеж на новый счет. Со временем становится ясно, что выплаты идут преступникам, а не перевозчику.

Когда грузоотправители непреднамеренно платят мошенникам, они, как правило, несут ответственность за оплату перевозчику. «Перевозчик все еще должен быть полностью восстановлен, а грузоотправитель по-прежнему находится на крючке по закону, чтобы произвести этот платеж», — говорит Джош Бук, исполнительный вице-президент и главный директор по партнерству TriumphPay.

Крайне важно, чтобы грузоотправители предпринимали шаги для подтверждения стороны, которой они платят, добавляет он.

В другом типе мошенничества перевозчик делает ставку на погрузку груза с доски погрузки, полагая, что это от надежного брокера. Перевозчик забирает и доставляет груз согласно оговоренным срокам. Однако, когда они пытаются получить оплату за свои услуги, они не могут ни с кем связаться и обнаруживают, что люди, стоящие за предложением, только притворялись, что у них хорошая репутация, и с тех пор исчезли.

«Это мошенничество приобрело масштабный характер после того, как закончился COVID и рынок грузовых перевозок упал», — говорит Льюи Пью, исполнительный вице-президент Ассоциации независимых водителей-владельцев-операторов.

Перевозчики могут снизить риск стать жертвой мошенничества такого типа, проверив коносамент (BOL), в котором всегда должно быть указано имя перевозчика, подтверждающее, кто доставляет груз, а также такие сведения о доставке, как время доставки, местонахождение и любые ограничения. Эту информацию можно сравнить с подтверждением тарифа, чтобы убедиться, что они совпадают. Кроме того, перевозчики могут ограничить свой поиск досками загрузки, принадлежащими крупным брокерским компаниям, или перепроверить сообщения на коммерческих досках загрузки.

Грузоотправители также получают выгоду, подтверждая, что их BOL обновлены и полны. Без этой информации «грузоотправители понятия не имеют, на каком грузовике находится их товар», — говорит Пью.