Как написать отличный запрос предложений — входящая логистика

Пришло время заключать новые контракты с перевозчиками? Вот ключи к успешной оптимизации процесса запроса предложений (RFP) — от построения отношений с операторами связи до адаптации к условиям по мере их изменения.

Грузоотправители, познайте себя. Это основное послание грузоотправителям, готовящимся к участию в процессе запроса предложений (RFP) с перевозчиками. Инстинкт грузоотправителя может заключаться в том, чтобы взглянуть на обширный ландшафт перевозчиков, не заглядывая сначала внутрь себя, но он не может позволить себе пропустить важный начальный шаг — тщательное понимание своего собственного профиля, прежде чем заключать договор о перевозке с перевозчиком.

«Это понимание приходит благодаря знанию ваших данных», — говорит Майкл МакДона, президент отдела посылок стороннего поставщика логистических услуг AFS Logistics, базирующегося в Луизиане. «Уметь отвечать на вопросы о ваших зонах, упаковке, весе, клиентах, пунктах назначения и многом другом».

Процесс запроса предложений имеет решающее значение для грузоотправителей и может создать основу для успеха цепочки поставок. Грузоотправители, которые подходят к процессу, отдавая приоритет планированию, прозрачности и коммуникации, с наибольшей вероятностью добьются результатов. Объем услуг, условия, уровни обслуживания и показатели производительности могут быть согласованы в результате тщательного процесса, построенного на надлежащей основе.

Несмотря на важность запросов предложений, грузоотправители не всегда уделяют достаточно времени для предварительного планирования.

«Не сесть и не спланировать свою стратегию на год — большая ошибка», — говорит МакДонах. «Вы меняете продукты? Вы растете? Куда идут ваши объемы? Меняется ли ваш профиль как грузоотправителя? Вам также необходимо проводить эти беседы и сеансы стратегического планирования задолго до запроса предложений, чтобы вы знали, о чем приемлемо вести переговоры, исходя из потребностей вашего бизнеса».

Успешный запрос предложения передает всю информацию, которая может повлиять на ценообразование, например требования к специализированным перевозкам, типы оборудования и сезонность.

Ниже приведены другие шаги по оптимизации процесса запроса предложений.

Выстраивайте отношения с перевозчиками. Эффективный запрос предложений нацелен на наиболее подходящих перевозчиков, а не на создание слишком широкой сети. По этой причине грузоотправителям необходимо знать не только себя, но и иметь четкое представление о возможностях и ограничениях каждого потенциального поставщика.

«Отношения, новые или давние, имеют решающее значение», — говорит Шон Берк, коммерческий директор Echo Global Logistics, чикагской компании, предоставляющей технологические услуги по транспортировке и управлению цепочками поставок.

Грузоотправители могут сэкономить время, избирательно выбирая перевозчиков, с которыми они участвуют в запросе предложений. «У перевозчиков есть определенные виды грузов, которые их не интересуют, будь то профиль полосы движения, состав, география или другой фактор», — отмечает Кевин Дэй, президент LTL компании AFS Logistics.

«Например, перевозчик может решить, что обслуживание крупных продуктовых или розничных клиентов ему не подходит, что делает любой из этих грузов невозможным», — объясняет он. «Отправители могут оптимизировать свой процесс, отфильтровывая перевозчиков, которые не подходят заранее. Это дает бонус в виде улучшения для перевозчиков — даже если бизнес им не подходит по номинальной стоимости, обработка запроса предложения все равно стоит им времени и денег».

Грузоотправители, которые строят отношения с перевозчиками, будут иметь более высокий уровень приема на своих линиях.

«Также убедитесь, что в ваших контрактах на грузовые перевозки участвуют как поставщики активов, так и брокеры», — говорит Тим Лэнгфилд, старший вице-президент по продажам и развитию бизнеса MVP Logistics, 3PL-компании, базирующейся в Миннеаполисе.

«Перевозчики активов отлично справляются с обеспечением стабильных полос и объемов, в то время как брокеры могут использовать доступные мощности, о которых вы, возможно, не знали», — говорит он. «Они также всегда готовы поработать над загрузками или изменениями в последнюю минуту».

В эффективном запросе предложений подчеркивается прозрачность с перевозчиками как часть построения отношений.

«Также важно гарантировать справедливое отношение к перевозчикам на протяжении всего процесса торгов, предоставлять достаточно времени и быть заслуживающими доверия в отношении реалистичных оценок объема и требований к обслуживанию», — говорит Майк Уивер, вице-президент по продажам DAT Freight & Analytics, служба грузовой биржи и поставщик транспортной информации, базирующаяся в Орегоне.

«Скорость принятия решений и их реализации является ключевым фактором общей эффективности запроса предложений», — отмечает он.

Когда грузоотправители прозрачны в своих ожиданиях и настройках уровня, они могут оказаться на одной волне с перевозчиками.

«Также важно понимать, что является «нормальной» или стандартной практикой для перевозчиков LTL, чтобы грузоотправители знали, какие ожидания от обслуживания следует отмечать», — говорит Дэй.

«Например, если грузоотправитель заявляет, что хочет, чтобы его груз был забран к 10 часам утра, или ему нужны услуги по сбору и доставке в выходные дни, живой груз, прицеп для перевозки или другие требования к обслуживанию, это может выходить за рамки обычной практики для перевозчиков», — говорит он.

Раннее выявление этих соображений может помочь сосредоточить разговор на том, что важно для грузоотправителей, и заранее управлять ожиданиями относительно осуществимости и стоимости.

«Вам необходимо определить эксплуатационные аспекты, которые хочет получить грузоотправитель по сравнению со стандартным предложением перевозчика, и устранить разрыв между ними», — добавляет Дэй.

Создавайте полные и доступные запросы предложений и подкрепляйте их обсуждениями. Берк рекомендует грузоотправителям использовать технологии или третьих лиц для размещения своих запросов предложений. Документы слишком важны, чтобы оставлять их кому-то неопытному.

«Вам нужен опытный человек, который знает все тонкости каждого режима и то, что ищут операторы связи», — говорит МакДонах. «На карту поставлено слишком много денег, чтобы оставлять это на усмотрение кого угодно — это не должно быть их первое родео.

«Вам нужен человек с полным кругозором, а не просто кто-то из финансов, который знает цифры, или кто-то, кто знает только логистику», — говорит он. «Создание запроса предложений — одна из самых важных ваших статей, и если оставить его новичку, это может стоить вам больших денег».

«Не спланировать свою стратегию на год — большая ошибка. Вам нужно провести эти обсуждения и сеансы планирования задолго до запроса предложений, чтобы вы знали, о чем приемлемо вести переговоры на основе
потребности вашего бизнеса».

—Майкл МакДонах, президент отдела посылок, AFS Logistics

Встречи могут улучшить процесс запроса предложений. «Провести групповое стартовое собрание для запроса предложений — это хорошо, но лучше расширить его и провести индивидуальное стартовое собрание для того, над чем, по вашему мнению, команда должна работать или на чем сосредоточить внимание», — говорит Лэнгфилд.

Грузоотправители должны проявлять гибкость в отношении изменений, позволяющих заключить взаимовыгодный контракт, а юридические группы обеих сторон должны быть доступны для вопросов и переговоров.

«Часто грузоотправители оценивают готовность подписать соглашение, а не способность выполнять обязательства, что создает неравные правила игры в условиях контракта», — говорит Берк. «Юридические группы должны работать с финансами, чтобы подтвердить, что участник RFP может выполнить обязательства, такие как платежеспособность. Или, если они основаны на активах, у них есть размер автопарка, чтобы поддержать вознаграждение за фрахт».

В документе RFP вы можете сообщить очень многое.

«Я предлагаю грузоотправителям провести беседу, в ходе которой они смогут сообщить, что важно в запросе предложений», — говорит Дэй. «Это обсуждение обеспечивает двусторонний диалог между грузоотправителем и перевозчиком, тогда как документ RFP сам по себе может быть односторонним.

«Я бы также посоветовал грузоотправителям предоставлять как можно более точные и полные данные, поскольку это способствует получению наилучшего предложения перевозчика», — добавляет он. «Когда операторы связи видят, что информация отсутствует, они могут занять консервативный подход к тому, что предлагают. Они могут даже отказаться от этой возможности».

Определите объем услуг. Грузоотправители должны четко обозначить предоставляемые услуги и определить роли и обязанности всех сторон, а также установить измеримые показатели производительности и соглашения об уровне обслуживания. Объем услуг также должен соответствовать общим целям и задачам RFP.

«Я бы посоветовал грузоотправителям предоставлять максимально точные и полные данные во время процесса запроса предложений, поскольку это способствует получению наилучшего предложения перевозчика».

— Кевин Дэй, президент LTL, AFS Logistics

Грузоотправители захотят найти баланс между объемом информации, которую они предоставляют и запрашивают в процессе запроса предложений.

«Не предоставляйте слишком мало информации (например, о полосах движения без каких-либо оценок объема), но также воздержитесь от перегрузки перевозчиков чрезмерными подробностями, такими как огромные объемы детализированных данных о прошлой истории и длинные абзацы о видении компании», — рекомендует Уивер.

Кроме того, будьте осторожны с оценками объемов игр, «где вместо фактических низких объемов существует тенденция округлять до одной поставки в неделю или чаще», — говорит Уивер.

Точная информация и данные о полосах движения, а также вся информация, которая может повлиять на ценообразование (сезонность, типы оборудования, особые требования), являются одними из важнейших компонентов запроса предложений. Грузоотправители и поставщики должны иметь четкое понимание приоритета между обслуживанием и экономией затрат.

Грузоотправители должны предоставить любые дополнительные документы, касающиеся местоположения и часов доставки, дней доставки и оценки объема.

Помимо предоставления основных сведений, таких как полосы движения, маршруты и объемы, Лэнгфилд добавляет, что характеристики отправителя/получателя, такие как часы, необходимые встречи, необходимая работа водителя, таблицы показателей и условия оплаты, могут иметь большое влияние на цену и привлекательность для определенного перевозчика.

Лэнгфилд рекомендует грузоотправителям включать актуальные данные о перевозках, чтобы дать перевозчикам представление о частоте, последовательности и пропускной способности, необходимых при составлении полос и составлении маршрутов. Распространенной ошибкой является отсутствие точного представления о полосах движения и маршрутах.

«Например, если вы предлагаете цену на полосу от Атланты до Миннеаполиса круглый год, а это 100 загрузок в год, перевозчики могут рассчитывать на две загрузки в неделю», — говорит Лэнгфилд. «Однако, если этот объем попадает в трехмесячный период или сезонный период дефицита мощностей — например, время производства — это может повлиять не только на уровень обслуживания, который вы можете получить, когда дело доходит до принятия грузов, но и на то, как перевозчик оценивает его».

Установите условия. Условия, уровни обслуживания и показатели эффективности «должны быть четко установлены и понятны всем сторонам до начала каких-либо действий по ценообразованию», — говорит Берк. «Они должны быть справедливыми и измеримыми, а также иметь возможность предоставлять отчеты между сторонами, которые будут одинаковыми для всех поставщиков».

Очень важно быть правдивым и прозрачным. «Когда дело доходит до установления условий, уровней обслуживания и показателей производительности, поддерживайте прозрачность, ясность и последовательность в том, что измеряется и как это будет оцениваться», — говорит Уивер.

«Разработайте четкие процессы для разрешения разногласий или несоответствий в будущем», — рекомендует он. «Наконец, выполните определенные условия и соглашения».

Условия оплаты, особенно в отношении пени за просрочку платежа, являются особенно важным элементом при доставке грузовых посылок.

«За последние пять-шесть лет перевозчики сократили сроки оплаты, и комиссия за просрочку платежа теперь составляет 8% по сравнению с 6%, как раньше», — говорит МакДонах. «Возможно, вам удастся договориться о некоторой экономии, но если вы столкнетесь с пеней за просрочку платежа, потому что вы не можете вернуть платеж достаточно быстро, это сведет на нет эту выгоду. Плата за просрочку платежа может уничтожить ваши договорные сбережения».

Выберите график, затем оцените и адаптируйте его. Справедливый процесс торгов означает, что у операторов связи есть достаточно времени, чтобы ответить на запрос предложения. Уивер рекомендует минимальную продолжительность в две недели.

Кроме того, ограничьте количество раундов торгов не более чем двумя или тремя. Большее количество раундов «может стать значительной тратой времени для всех вовлеченных сторон», говорит Уивер.

В идеале эффективный анализ и распределение перевозчиков по полосам должен быть завершен в течение одного месяца. Задержки на четыре-пять месяцев могут подорвать эффективность.

Распространенная ошибка грузоотправителей заключается в том, что они не предоставляют перевозчикам достаточно времени для разработки стратегии реагирования на запрос предложений. Они также иногда не могут обеспечить обратную связь между раундами с указанием целей.

Грузоотправителям следует избегать слишком близкого истечения срока действия текущего контракта для привлечения перевозчиков. Для доставки посылок время доставки должно быть особенно долгим.

«Особенно что касается посылки: если срок действия контракта истекает через 3–4 недели, вам придется просто продлить его в этот момент», — говорит МакДонах. «Соглашения о посылках обычно заключаются на три года, поэтому дайте себе достаточно времени до истечения срока действия контракта для переговоров. Я бы рекомендовал ориентировочную цифру примерно в шесть месяцев».

«Однако для LTL эти рекомендации короче, как с точки зрения продолжительности контракта — обычно один год — так и времени выполнения заказа — за семь-восемь недель до истечения срока», — добавляет Дэй.

Определение условий, уровней обслуживания и показателей эффективности — это только начало.

«Вам необходимо периодически оценивать производительность по этим условиям, а затем определять, что каждая сторона может сделать для улучшения», — говорит Дэй.

Берк рекомендует регулярно пересматривать условия, объем услуг и эффективность, чтобы гарантировать, что они остаются актуальными и эффективными. Условия могут измениться. Берк говорит, что грузоотправители должны быть готовы к пересмотру условий в зависимости от изменений в бизнесе, рынке, потребностях клиентов или поставщиков.

«Прозрачность и коммуникация имеют большое значение для обеспечения успешного запроса предложений для всех участвующих сторон», — говорит Берк.

В запросах предложений речь идет не о победе или проигрыше, а о процветающих отношениях между грузоотправителями и перевозчиками.

«Единственный вариант переговоров, — говорит Лэнгфилд, — это если обе стороны выходят из них с чувством победы».

При доставке посылок время выполнения запроса предложений должно быть особенно долгим. Договоры о посылках обычно заключаются на три года, поэтому грузоотправителям необходимо дать достаточно времени для переговоров до истечения срока действия договора.

5 основных ошибок в запросах предложений на транспортировку

Грузоотправители могут снизить риск и успешно управлять потребностями в мощностях, избегая этих распространенных ошибок.

Автор: Дэйв Халсема, главный владелец DH Logistics Consulting

1. Непонятная стратегия оператора

Вместо того, чтобы отправлять каждую полосу на торги или передавать каждую полосу действующим операторам связи, используйте правило 80/20 — сосредоточьтесь на 20 % полос, на которые приходится 80 % вашего объема — чтобы определить высокоприоритетные полосы, дополнительная гибкость которых позволит максимально повысить стоимость и качество обслуживания.

В процессе предварительного выбора определите операторов связи, которые соответствуют вашим уникальным требованиям, а затем используйте онлайн-базы данных, чтобы упростить процесс запроса информации вручную.

Помимо требований к полосам движения и объему, квалифицируйте перевозчиков, принимая во внимание такие переменные, как типы оборудования, расположение терминалов, сертификация SmartWay, активность погрузочных платформ, штат водителей и многое другое.

2. Ограниченный набор операторов

Экономия за счет масштаба не применима к транспортировке, поскольку больший объем часто не приводит к более высоким ценам, поэтому грузоотправители, как правило, получают ставки выше рыночных, если распределяют весь свой объем между одним или двумя перевозчиками.

Грузоотправители могут лучше управлять расходами и уровнем обслуживания за счет диверсификации базы перевозчиков. Использование нескольких операторов связи на одной полосе обеспечивает лучшее покрытие операторов связи и соответствие сети, снижая риск воздействия на спотовый рынок из-за сбоев в руководстве по маршрутизации.

Четкие и краткие ожидания и обратная связь между раундами торгов имеют решающее значение для создания надежной и разнообразной базы операторов связи в процессе запроса предложений.

3. Не фокусироваться на эффективности

Многие грузоотправители ожидают, что перевозчики будут соответствовать их сетям, но без особого успеха. Вместо этого попробуйте применить совместный подход, сосредоточив внимание на экономии за счет масштаба, чтобы согласовать пропускную способность с сетями операторов связи.

Объединяйте полосы с меньшей интенсивностью движения, имеющие схожие отправные точки и/или пункты назначения, чтобы создать более привлекательные возможности для ставок, например кластеризацию мест в радиусе 75 миль или использование трехзначных диапазонов почтовых индексов, известных как ключевые рыночные зоны (KMA).

Операторы получают выгоду от плотности объемов перевозок, что сокращает необходимость проведения специальных переговоров.

4. Отсутствуют ключевые детали

Указание годовых объемов в запросе предложений дает общее представление о потребностях в мощности, но скрывает такие нюансы, как скачки объемов и сезонность, которые могут нанести ущерб сетям.

Грузоотправители могут обеспечить ясность и повысить достоверность и точность ставок, сегментируя полосы движения и сетевые шаблоны. Это позволяет перевозчикам подготовиться к использованию полос обслуживания до приливов и отливов объема, позволяя грузоотправителям обеспечить более предсказуемые тарифы и надежную долгосрочную пропускную способность на протяжении всего срока действия контракта.

5. Недальновидная оценка

Простой выбор операторов связи на основе самых низких тарифов часто в долгосрочной перспективе обходится дороже. Когда контрактные цены слишком низкие в периоды ограниченных мощностей, грузоотправители часто вынуждены прибегать к разорительным для бюджета премиям на спотовом рынке, когда они сталкиваются с отказом в тендере.

Оценивайте прошлые, настоящие и будущие ставки на ключевых направлениях, чтобы определить реалистичные бюджетные ожидания и обеспечить круглогодичную пропускную способность. Для комплексной оценки оператора связи учитывайте другие факторы, такие как уровень обслуживания, плотность полос и общую пригодность сети.