Понимание процесса планирования мощности: стратегии успеха

 

Планирование мощностей — отличный способ повысить производительность компании. Эффективное планирование мощностей помогает определить потенциальные области для роста, что повышает отдачу от инвестиций и поддерживает хороший моральный дух сотрудников. Планирование ресурсов полезно, когда вы управляете несколькими проектами, поскольку оно повышает ваши шансы выполнить их в срок и в рамках бюджета.

Использование планирования на основе мощности помогает сократить расходы и одновременно максимизировать ценность ресурсов во всех сферах бизнеса. Давайте рассмотрим планирование мощности, преимущества создания надежной стратегии планирования мощности и ее лучшие практики.

Что такое планирование мощности?

Планирование мощности ресурсов означает балансировку доступных ресурсов для удовлетворения требований к мощности проекта или спроса клиентов. Потенциал в управлении проектами и цепочками поставок — это объем работы, которую организация может выполнить за определенное время.

Процесс планирования мощностей определяет производственные мощности, необходимые для удовлетворения меняющегося потребительского спроса. При планировании мощности проектная мощность — это оптимальная способность учреждения выполнить работу в течение определенного периода времени. Организации используют планирование мощностей для оценки своих производственных мощностей и адаптации к меняющемуся спросу на свои товары.

Определение и примеры

Планирование мощностей – это стратегический процесс, который включает в себя определение производственных мощностей, необходимых для удовлетворения спроса клиентов. Это важнейший компонент бизнес-операций, поскольку он помогает организациям оптимизировать свои ресурсы и улучшить финансовые показатели. Анализируя бизнес-ресурсы, такие как помещения, финансы и сотрудники, планирование мощности определяет максимально возможную производительность. Этот процесс также выявляет потенциальные узкие места и оценивает использование ресурсов, чтобы гарантировать, что ресурсы не будут потрачены впустую или недостаточно использованы.

Например, производственная компания может использовать планирование мощности, чтобы определить количество единиц продукции, которое она может произвести за определенный период. Компания проанализирует свои производственные мощности, включая количество машин, рабочее время и доступное сырье, чтобы определить максимально возможную производительность. Эта информация затем будет использоваться для планирования производства и обеспечения работы компании на оптимальном уровне.

Цели планирования мощности

Основная цель планирования мощности — обеспечить наличие у организации необходимых ресурсов для удовлетворения спроса клиентов. Это включает в себя определение производственных мощностей, необходимых для удовлетворения спроса, выявление потенциальных узких мест и оценку использования ресурсов. Цели планирования мощности можно резюмировать следующим образом:

• Чтобы определить производственные мощности, необходимые для удовлетворения спроса клиентов,
• Чтобы выявить потенциальные узкие места и оценить использование ресурсов
• Чтобы оптимизировать распределение ресурсов и улучшить финансовые показатели
• Чтобы повысить удовлетворенность клиентов, производительность команды и общую эффективность бизнеса

Каковы три типа планирования мощности?

Существуют три совершенно разных типа планирования мощности, но все они связаны с одной и той же целью: обеспечить вашему бизнесу информацию, необходимую для принятия обоснованных решений. Вот три категории планирования мощности. Программное обеспечение для планирования мощности играет решающую роль в улучшении управления проектами и распределения ресурсов, помогая балансировать рабочую нагрузку, определять приоритеты проектов и анализировать данные в реальном времени.

Сотрудники

Целью планирования рабочей силы является обеспечение достаточного количества сотрудников для выполнения предполагаемой будущей рабочей нагрузки. Планирование кадровых ресурсов дает вам информацию о том, есть ли у вас необходимое количество сотрудников, набор навыков и должностные роли для удовлетворения спроса.

Ваш план кадрового потенциала может выявить, когда у вас слишком мало сотрудников, предоставив вам время и знания для найма большего числа. Аналогичным образом, он может сообщить вам, когда у вас слишком много сотрудников, и вы можете рассмотреть возможность их сокращения или перевода в другой отдел компании.

Планирование рабочей силы гарантирует наличие сотрудников, необходимых для достижения целей вашей организации, и их присутствие в нужном месте в нужное время.

Планирование кадровых ресурсов помогает вам реализовывать больше инициатив вовремя и в рамках бюджета, а также доставлять удовольствие вашим клиентам и предотвращать выгорание сотрудников. Выгорание ваших сотрудников может привести к увеличению текучести кадров, увеличению количества больничных и снижению производительности.

Проект

Второй тип планирования мощности обеспечивает правильное планирование и финансирование различных потребностей вашего проекта. Планирование мощности проекта поможет вам оценить влияние ваших целей на ваш бизнес.

Предоставляя разумную оценку того, сколько денег вы можете и не можете позволить себе для каждого проекта, вы устанавливаете соответствующие уровни расходов для всех будущих инициатив. Этот тип планирования гарантирует, что вы избежите перерасхода или недостаточного финансирования, и предоставит вам данные, показывающие, сколько проектов вы можете реализовать за определенный период.

Самое главное, чтобы проекты оставались в рамках бюджета, обеспечивая при этом точный прогноз, который поможет организации определить, оптимально ли она распоряжается своими ресурсами. Планирование мощности проекта может дать вам конкурентное преимущество за счет увеличения доходов, уменьшения конкуренции и увеличения прибыли.

Инструмент

Планирование мощности инструмента гарантирует, что у вас будет достаточно средств для завершения работ, включая оборудование для сборочной линии или оборудование, необходимое для производства и распространения вашей продукции.

Планирование мощности инструмента гарантирует, что вы используете лучшие доступные ресурсы, предоставляя доступ к наиболее эффективным методам и материалам для выполнения ваших планов. Ваши инструменты должны быть практичными и простыми в использовании, предоставляя при этом точную информацию, необходимую для принятия обоснованных бизнес-решений.

Основные стратегии планирования мощности

Основное преимущество правильно реализованной стратегии планирования мощности — повышение производительности и эффективности вашей организации. Ниже приведены различные стратегии планирования мощности для вашей организации.

Стратегия 1: Стратегия отставания

Планирование с использованием стратегии задержки означает наличие достаточных ресурсов для удовлетворения фактического, а не ожидаемого спроса. Стратегия задержки — это консервативный подход к планированию мощности, гарантирующий минимально возможные затраты.

Потенциальный недостаток стратегии задержки заключается в том, что она может вызвать задержку в предоставлении товаров или услуг клиентам. Стратегия задержки может помешать вам уложиться в сроки, если вы внезапно заметите наплыв заказов или подпишете контракт с крупным новым клиентом, который требует быстрых сроков выполнения работ.

Например, если вы ожидаете увеличения продаж, но для удовлетворения спроса у вас есть только половина команды продаж, ваши продавцы, скорее всего, будут работать сверхурочно или откажутся от других планов, чтобы удовлетворить возросший спрос. Обратной стороной является то, что вы можете переутомить свою команду, что приведет к выгоранию. Однако, используя стратегию отставания, вы сокращаете расходы на найм новых сотрудников.

Стратегия 2. Стратегия привлечения клиентов

Основная цель планирования мощностей потенциальных клиентов — иметь достаточные ресурсы для удовлетворения прогнозируемого спроса. Принятие риска в ведущей стратегии выше, чем в запаздывающей. Стратегия лидерства предполагает единовременные инвестиции для увеличения мощности. Прежде чем спрос посетителей увеличится, вы нанимаете дополнительных работников или закупаете больше оборудования.

Основное преимущество стратегии лидирования заключается в том, что вы обеспечиваете удовлетворение всех своих клиентов и соблюдение сроков производства, даже если происходит внезапное увеличение количества заказов.

Недостаток заключается в том, что если объем заказов останется прежним, у вас появится дополнительный персонал, который вам может не понадобиться. Если вы набираете новый персонал, но не получаете ожидаемых заказов, вы в конечном итоге теряете деньги, платя персоналу за ожидание.

Например, если вы работаете в торговой компании и у вас в ближайшие несколько месяцев запланировано большое мероприятие, но вы обнаружите, что у ваших сотрудников будет достаточно времени только для выполнения половины ожидаемой рабочей нагрузки, вы можете нанять больше сотрудников, чтобы компенсировать эту работу.

Стратегия 3: стратегия сопоставления

Стратегия соответствия находится между стратегиями отставания и стратегии опережения. Стратегия сопоставления помогает вам более регулярно планировать стратегические мощности. Вы внимательно следите за изменениями на рынке и ожидаемым спросом и можете удовлетворить фактический спрос.

Вы меняете управление мощностями, используя полученные данные, чтобы постепенно удовлетворять спрос. Обладая меньшим риском, чем стратегия опережения, и более значительным потенциалом масштабирования, чем стратегия запаздывания, подход стратегии сопоставления обеспечивает наиболее эффективную гибкость.

Например, используя стратегию сопоставления, если ваша система точек продаж показывает внезапное снижение спроса на один продукт, вы можете быстро скорректировать ситуацию, назначив меньше сотрудников в этот отдел или выделив больше ресурсов на другой проект.

Стратегия корректировки

Стратегия корректировки — это тип стратегии планирования мощностей, которая включает в себя корректировку производственных мощностей для удовлетворения изменений спроса. Эта стратегия требует анализа структуры спроса и внесения необходимых корректировок в производственные мощности. Стратегия корректировки, часто используемая в сочетании с другими стратегиями планирования мощности, такими как стратегия опережения и стратегия сопоставления, обеспечивает соответствие уровней производства текущему спросу.

Например, производственная компания может использовать стратегию корректировки, чтобы изменить свои производственные мощности в ответ на изменения спроса. Анализируя структуру спроса, компания может соответствующим образом корректировать свои производственные мощности, гарантируя, что она работает на оптимальном уровне без перепроизводства или недопроизводства.

Гибридная стратегия

Гибридная стратегия – это тип стратегии планирования мощности, который сочетает в себе различные стратегии планирования мощности, такие как ведущая стратегия, стратегия отставания и стратегия сопоставления. Этот подход предполагает анализ структуры спроса и корректировку производственных мощностей с использованием комплекса стратегий для достижения наилучших результатов.

Например, производственная компания может использовать гибридную стратегию, сочетая стратегию лида и стратегию сопоставления. Анализируя структуру спроса, компания может соответствующим образом корректировать свои производственные мощности, используя ведущую стратегию для подготовки к ожидаемому увеличению спроса и стратегию соответствия для внесения дополнительных корректировок на основе фактического спроса. Такое сочетание гарантирует, что компания работает эффективно и удовлетворяет потребности клиентов, не перенапрягая при этом свои ресурсы.

Каковы преимущества планирования мощности?

Процесс планирования мощности определяет и удовлетворяет фактический и будущий спрос на ваши продукты.

Надежность

Доступность ресурсов для управления проектами влияет на то, сколько времени потребуется для выполнения конкретных проектов. Гораздо лучше с самого начала знать конкретные возможности, необходимые для завершения проекта в определенный момент времени.

План мощности учитывает доступность каждого ресурса и делает его доступным в одном месте, что по сути является агрегированным планом ресурсов. Знание того, что ваш текущий план управления проектом заслуживает доверия, очень полезно для менеджера проекта.

Удержание персонала

Наем подходящего персонала — одна из самых больших задач для руководителя проекта. Когда у вас не хватает рабочей силы, ваша нынешняя команда злится и разочаровывается, что делает их менее продуктивными и вряд ли возьмется за какие-либо новые проекты, что приводит к высокой текучести кадров.

Благодаря разумному плану мощности вам не придется беспокоиться о найме персонала. Вы можете прогнозировать и контролировать навыки команды посредством планирования возможностей. Инструменты планирования мощности и ресурсов могут предоставить информацию об использовании талантов, которая поможет вам принимать обоснованные решения о найме, что приведет к улучшению показателей удержания персонала.

Увеличение прибыли проекта

Используя планирование мощности, вы можете создавать расписания проектов, в которых лучше всего используются наименее затратные методы планирования ресурсов.

Например, вы планируете начать проект в следующем месяце, но единственным доступным руководителем является старший руководитель. Имея план мощности, вы можете увидеть, что можете начать проект в следующем месяце, нанять младшего супервайзера, который все еще имеет квалификацию для выполнения задачи, и избежать риска перегрузки клиента или задержки проекта.

Прогнозирование командных навыков

Инструменты планирования мощности помогут вам мобилизовать нужную команду для эффективного выполнения проектов. Правильные данные о навыках, наличии и опыте персонала позволяют определить, когда проект или конкретный этап проекта требуют больше ресурсов.

Вы можете предотвратить ошибки при распределении ресурсов, зная, где у вас достаточно сотрудников для работы над вашими проектами, а где вам нужен дополнительный человеческий капитал.

Распределение ресурсов

Благодаря расширенному распределению ресурсов вы можете быть уверены, что ресурсы будут там, когда они вам потребуются. Кроме того, вы можете распределять ограниченные ресурсы в зависимости от бизнес-целей, гарантируя, что вы назначите лучших членов своей команды для выполнения наиболее важных задач.

Кроме того, вы можете выявлять конфликты и узкие места, моменты чрезмерного или недостаточного использования ресурсов, а также любые другие опасности ресурсов, которые могут потребовать устранения. Если сделать это заранее, можно сократить затраты и создать стратегию управления ресурсами, ограничивающую потери производительности.

Минимизация затрат

Стоимость ресурсов, используемых для реализации вашего проекта, является важным фактором для любой организации.

Сопоставление стоимости использования ресурса с выгодой, которую вы можете получить от его использования, помогает определить, сможете ли вы достичь своих целей. Знание того, какие ресурсы подходят для каждой задачи, позволяет эффективно управлять расходами.

С помощью этой информации вы можете предсказать, когда лучше взяться за новые проекты, а когда более рентабельно сосредоточиться на существующих проектах.

Создание плана мощности (шаг за шагом)

Процесс планирования мощности продукта дополняет функции планирования и управления проектами предприятия, что приводит к увеличению прибыльности. Давайте рассмотрим шаги по созданию успешного плана мощности.

Шаг 1. Спрогнозируйте свой будущий спрос

Составьте точную оценку объема работы, необходимой для завершения новых проектов, если вы знаете, что они появятся. Вы можете сравнить эту оценку с имеющейся у вас в настоящее время мощностью, чтобы получить представление о емкости ресурсов, которая вам понадобится для завершения работы.

Посмотрите на изменения в вашей отрасли и на то, что вы можете улучшить, чтобы привлечь больше клиентов. Если вы хотите расширить деятельность, определите спрос на ваш продукт и насколько он увеличится или уменьшится в будущем.

Шаг 2. Определите текущий предел емкости

Посмотрите на возможности вашей межфункциональной команды и на то, чего они могут достичь в отведенное им время. Не забывайте учитывать повседневные задачи, такие как административная работа, электронная почта, посещение собраний, отпуска и больничные. Рассчитайте количество времени, которое каждый член команды должен будет посвятить проекту.

Шаг 3. Оцените навыки и способности вашего персонала

Подумайте, обладают ли ваши сотрудники навыками и опытом для эффективного и результативного выполнения проектов. Для лучшего взаимодействия с пользователем они должны хорошо разбираться в конкретных должностях, таких как управление проектами или обслуживание клиентов.

Вы получите лучшее представление о том, какой персонал вам нужен, если точно проанализируете свои текущие ресурсы и определите, каких сотрудников вы можете выделить для конкретных проектов.

Шаг 4. Рассмотрите требования вашего проекта

При работе над проектом, требующим меньшего количества персонала, оцените, сколько сотрудников потребуется для выполнения задачи. Если вам необходимо выполнить более масштабный проект, подсчитайте, сколько часов каждый сотрудник будет работать на протяжении всего проекта, и решите, нужно ли вам нанимать больше сотрудников.

Шаг 5. Выберите, какое программное обеспечение использовать

Основываясь на ваших потребностях и бюджете, вы можете определить, является ли инвестирование в специальное программное решение для планирования мощности более рентабельным, чем покупка готового программного инструмента.

Хотя электронные таблицы и отдельные диаграммы Ганта позволяют планировать мощность, использование специализированного программного обеспечения является наиболее эффективным методом планирования мощности и ресурсов.

В ходе проекта происходит множество действий, и критический путь радикально меняется из-за отсутствия одного сотрудника из-за болезни или изменения масштаба проекта.

Кроме того, ресурсы часто распределяются между несколькими проектами, что влияет на потребность в рабочей силе. В таких сложных условиях ручное изменение планов будет отнимать много времени и подвержено человеческим ошибкам. Программное обеспечение для планирования ресурсов может автоматически корректировать планы мощности всего за несколько кликов.

Шаг 6. Сопоставьте свои возможности со спросом

Как администратор проекта убедитесь, что вы выделили достаточно персонала для завершения текущих проектов. Точная картина необходимого планирования ресурсов может помочь сэкономить деньги за счет предотвращения чрезмерного использования ресурсов.

Шаг 7. Начните распределение ресурсов

Вы можете рассмотреть возможность распределения ресурсов после того, как узнаете, что доступно, требования проекта и бизнес-приоритеты. Планирование мощности — это динамичный, непрерывный процесс, и ваш план, возможно, придется адаптировать по мере изменения ситуации.

Например, если вы используете метод сопоставления для планирования мощности, вы будете регулярно оценивать свои прогнозы и распределения, чтобы убедиться, что они точны и осуществимы для удовлетворения спроса.

Шаг 8. Проанализируйте ключевые показатели эффективности (KPI)

Несколько показателей, в том числе ключевые показатели эффективности вашего проекта, позволяют оценить вашу эффективность. Точная оценка эффективности работы вашей команды необходима для принятия обоснованных решений о текущей и будущей эффективности бизнеса.

Рекомендации по планированию емкости

Следуя лучшим практикам, вы сможете свести к минимуму ненужные затраты и улучшить свои возможности предоставлять высококачественную работу людям, которые в ней больше всего нуждаются. Точная оценка фактической мощности поможет вам предотвратить сбои и избежать напрасной траты ресурсов.

Создайте пул ресурсов

Включите в свой пул ресурсов все ресурсы компании или, по крайней мере, портфель проектов и его мощности. Лучший способ действий — выделить оценки ресурсов для ваших наиболее важных ресурсов, прежде чем выяснять, кто над чем работает.

Когда вы хотите реализовать большой проект, вы должны подумать о своих сотрудниках’ доступность и уровень квалификации. Невыполнение этого требования может привести к чрезмерной перегрузке рабочей силы и, в конечном итоге, к снижению производительности.

Пул ресурсов — это группа сотрудников, готовых работать над проектами, требующими определенных навыков и знаний. Объединение ресурсов позволяет вам брать на себя больше проектов и гибко назначать лучшую команду для каждой работы.

Расставьте приоритеты проектов

Полезно знать, какие задачи являются главным приоритетом бизнеса при планировании ресурсов. Целесообразно сосредоточиться на инициативах, которые оказывают наиболее существенное влияние на вашу компанию.

Вы должны уметь расставлять приоритеты в своих проектах, чтобы успешно достигать своих целей. Это позволит вам реализовать высококачественные проекты вовремя и в рамках бюджета.

Чтобы расставить приоритеты проектов, откройте инструмент управления проектами и отсортируйте проекты по их важности. Оцените критический путь каждого проекта и проанализируйте, какие задачи наиболее срочны. Обязательно учитывайте прогресс и зависимости между проектами.

Распределение задач

Вы должны уметь распределять правильное количество задач для каждого проекта, гарантируя, что каждому проекту будет уделено необходимое внимание и что вы не будете тратить ресурсы зря.

Чтобы назначить задачи, вы можете создать подробный список задач, в котором показано время, в течение которого каждый сотрудник занимается конкретным проектом.

Учет для повседневных рабочих задач

Учет задач поможет вашей команде эффективно взаимодействовать с клиентами. Эта повседневная рабочая деятельность включает в себя административные задачи, управление электронной почтой и встречи. Отслеживайте часы работы ваших сотрудников, чтобы точно измерить их вклад.

Когда следует использовать планирование мощности?

Процесс планирования мощности позволяет вам решить, какие проекты взять на себя, помогая предвидеть возможную нехватку ресурсов и помогая вашей организации эффективно достигать своих целей. Ниже приведены соображения, которые помогут вам определить, нужно ли вам планирование мощности.

Уровень спроса

Подумайте, насколько велик спрос на ваш бизнес. Вероятно ли, что рынок будет колебаться? Если да, то сколько? Планирование мощностей — отличный способ управлять ресурсами предприятия так, чтобы они эффективно использовались при удовлетворении спроса.

Стоимость производства

Себестоимость производства – это общая стоимость создания единицы или продукта, включая персонал и другие ресурсы. Если ваш проект имеет высокие производственные затраты, имеет смысл убедиться, что у вашего бизнеса достаточно мощностей для удовлетворения спроса, не выходя за рамки вашего бюджета.

Заключительные мысли

Планирование мощности помогает спрогнозировать количество времени и ресурсов, которые потребуются вашему проекту. Это также позволяет вам принимать обоснованные решения относительно объема и требований проекта. Эти шаги помогут вам реализовать планирование мощности в следующем проекте, не теряя времени и денег.